NetSuite Blog

Post Featured Image

Continuous Accounting: een einde aan de chaos bij de periodeafsluiting?

Door: David Hope, Client Success Specialist, EMEA

Voor veel finance professionals staat het afsluiten van de boeken aan het einde van de financiële periode gelijk aan het doorbrengen van lange dagen en late avonden met het doorploegen van journaalposten en schijnbaar eindeloze vereffeningen.

Het is ongetwijfeld een van de minst aangename aspecten van het werk met een vervelende mix van saaiheid en stress. Je wordt geconfronteerd met de verwerking van saaie taken die zich opstapelen aan het einde van de maand of het kwartaal en moeten worden uitgevoerd op een bepaald moment en op zeer nauwkeurige wijze.

Laten we wel wezen: slechts weinig mensen worden accountant om zich te kunnen richten op periodeafsluitingen. De meesten zijn meer geïnteresseerd in het werk dat daarna komt, het analyseren van resultaten, trends ontdekken, plannen maken, het bedrijf adviseren hoe ze het beste hun ambities voor snelle groei kunnen realiseren.

Daarom kan de prioriteit voor veel finance teams, als het op de periodeafsluiting aankomt, worden samengevat in één woord: snelheid.

Voor finance teams betekent het sneller afsluiten dat er meer tijd kan worden besteed aan waardevoller, bevredigender werk. En het houdt in dat leidinggevenden elders in het bedrijf sneller toegang krijgen tot recente financiële informatie, waarmee het reactievermogen op de marktomstandigheden toeneemt.

Tegelijkertijd is er echter geen ruimte voor het opofferen van de accuratesse op het altaar van de snelheid. Daarom zien slimme finance teams ‘continuous accounting nu de als beste werkwijze.

Continuous accounting heeft tot doel het evenredig verdelen van de werklast van het finance team over een boekhoudperiode. De gedachte is dat, wanneer taken die normaalgesproken worden gerelateerd aan een periodeafsluiting – zoals vereffeningen – worden ingebed in de dagelijkse activiteiten over de gehele maand of het gehele kwartaal, er geen grote taken meer zouden moeten liggen wanneer het einde van de periode nadert, zodat het sluiten van de boeken niet zo lang zou hoeven duren.

Wanneer correct geïmplementeerd, kan continuous accounting ook leiden tot realtime rapportage en een finance functie die in de pas loopt met de gehele onderneming, afgestemd op de ups en downs die worden ervaren. In een snelgroeiend bedrijf zou dat gelden als een aantrekkelijk voorstel, want de link tussen kansen en uitdagingen en de financiële impact daarvan, is sneller zichtbaar voor iedereen. En passende, weloverwogen antwoorden kunnen sneller worden geformuleerd.

Een modern, cloudgebaseerd finance system speelt een belangrijke rol bij het helpen bereiken van doelen op het gebied van continuous accounting voor bedrijven. Om te beginnen, het gebruik van de cloud houdt in dat leden van het finance team regelmatig afsluitingen kunnen uitvoeren, ongeacht het moment, de tijdzone of hun fysieke locatie, door simpelweg een apparaat met een webbrowser te gebruiken.

Nog belangrijker, een modern, cloudgebaseerd finance systeem dat realtime werkt en onderdeel is van een verzameling applicaties over de gehele onderneming, geeft het bedrijf de gelegenheid om veel routinetaken te automatiseren die anders ervaren, getalenteerde finance professionals zouden moeten doen. Hieronder vallen journaalposten, account vereffeningen, afwijkingenanalyse en transacties tussen bedrijven, die gedurende de maand automatisch worden uitgevoerd in de cloud.

Tenslotte, wanneer menselijke interventie is vereist, kan een cloudgebaseerd

finance system worden geconfigureerd niet alleen voor het op regelmatige basis aanbieden van opdrachten aan de meest toepasselijke teamleden voor een periodeafsluiting, maar ook om managers te voorzien van dashboard-gebaseerde weergaven van de voortgang van het werk en wat er mogelijk overblijft aan werk wanneer het einde van de periode nadert.

Deze maatregelen maken continuous accounting minder stressvol voor het finance team, terwijl tegelijkertijd meer efficiency, grotere nauwkeurigheid en schonere financiële overzichten worden geleverd, iets wat een snelgroeiend bedrijf nodig heeft om de opwaartse lijn te blijven volgen. Lees meer over NetSuite’s financial management.