NetSuite Blog

Post Featured Image

Internationale activiteiten: uit het oog, uit het hart?

Door: David Hope, Client Success Specialist, EMEA

Wanneer een bedrijf zich voor het eerst vestigt in een nieuw land, is het vaak afhankelijk van een externe adviseur van een accountantskantoor bij het opzetten van de zaak: invullen van de vereiste documenten voor de juridische constructie, het bijhouden van de basisverslagleggingen voor het nieuwe kantoor, het verstrekken van basisrapportages.

Op zich is er niets verkeerds aan deze aanpak. In feite is het vaak de beste manier om uw weg te vinden in een onbekende markt, met behulp van mensen die vertrouwd zijn met zowel de specifieke belasting- als de verslagleggingseisen en met de bedrijfscultuur.

Maar problemen liggen al snel op de loer wanneer een bedrijf te lang aan deze aanpak blijft hangen, waarbij een kantoor dat langzamerhand een groot deel van de business vertegenwoordigt, nog steeds afhankelijk is van het toezicht van externen, die gewoonlijk altijd hun eigen software gebruiken.

Dit kan leiden tot een alarmerend tekort aan zichtbaarheid en overzicht op bedrijfsniveau als het internationale kantoor niet alleen uit het oog, maar ook uit het hart verdwijnt. En ongeacht hoe betrouwbaar de lokale adviseurs van het bedrijf ook mogen zijn, positief gezien zijn ze een prettig hulpmiddel, maar negatief gezien uitgesproken riskant.

Vanuit het oogpunt van de financiële directeur gaat het zeer ingewikkeld worden om van de gegevens een geconsolideerde financiële verslaglegging te maken. Routinematige accounting taken, zoals het afsluiten van een periode en ook audits, zullen waarschijnlijk langer duren en meer middelen verbruiken. En de rapportage verstrekt door het corporate finance team aan de directie van het bedrijf geeft waarschijnlijk geen echt volledig overzicht van de activiteiten wanneer het lastig is om de juiste gegevens te verkrijgen uit overzeese kantoren.

Eigenlijk is het, zonder nauwkeurige informatie over lokale budgetten, kosten, ramingen, leveringen, arbeid en projecten, vrijwel onmogelijk om erachter te komen of het openen van een internationaal kantoor nou succesvol is geweest of niet. Ook maakt het corporate leiderschap weinig kans om goede beslissingen te nemen over de soorten kansen die de werknemers in die regio mogelijk succesvol nastreven, om zo de bredere groeistrategie van de organisatie te voeden.

Een betere aanpak zou kunnen zijn om nog steeds die externe adviseurs in te huren, maar ze vanaf dag één op het wereldwijde, cloud-based ERP van het bedrijf te laten draaien. En als het bedrijf niet beschikt over een internationaal cloudgebaseerd ERP- systeem, moet het zich beraden of het wel echt klaar is voor internationale uitbreiding. En dan, wanneer het bedrijf gaat groeien, kunnen nieuwe ingehuurde krachten de taken overnemen die daarvoor werden uitgevoerd door het lokale bedrijf.

Op deze manier wordt alle informatie vanaf het begin verwerkt in hetzelfde consequente en gedeelde format. Vanaf elke plek in de wereld kan het worden benaderd, met het voordeel voor managers dat ze realtime inzicht hebben in de prestaties van het gehele bedrijf. Op wereldwijde schaal kunnen rapportages en analyses worden verstrekt, waarbij rapporten en dashboards overzichten tonen, op de minuut nauwkeurig, over de mate waarin het bedrijf reageert op problemen en kansen, in binnen- en buitenland.

Daarbij moet het mondiale ERP-systeem nog steeds de specifieke lokale voorschriften van de internationale organisatie afhandelen via lokaal maatwerk: valuta, taal belastingstelsels en juridische kaders. Maar tegelijkertijd kan dit het internationale kantoor ‘passend krijgen’, waarmee het eerder een geïntegreerd onderdeel van het grotere geheel wordt dan een verafgelegen buitenpost waar het hoofdkantoor maar weinig mee kan.

Internationale uitbreiding is geen sinecure. Zelfs bij bedrijven die dit goed afgaat, kunnen intenties en instructies verloren gaan in de vertaling. Maar wanneer werknemers op verschillende plekken met hetzelfde systeem werken en dezelfde informatie gebruiken, wordt de kans op misverstanden verkleind, culturele- en taalbarrières kunnen worden geslecht en iedereen kan op dezelfde manier aan het werk zijn.

Lees hoe Deliveroo uitbreidde van 4 naar 12 landen.