NetSuite Blog

Post Featured Image

Paula’s Choice werkt efficiënter met NetSuite

Door Bianca van den Hooven, Marketing Manager, Benelux

Tien jaar later geleden zette de Nederlandse ondernemer Janine Tillema -in navolging van het succes in Amerika Paula’s Choice Europe op: inmiddels een dochteronderneming van een lijn huidverzorgingsproducten met veertig personeelsleden in dienst en imposante groeicijfers. Afgelopen jaar moest Janine door snelle groep op zoek naar een nieuwe ERP-oplossing. Paula’s keuze: Oracle NetSuite.

Snel groeien is natuurlijk mooi, maar de bedrijfsprocessen voldeden al snel niet meer. Voorraadbeheer, administratie, koppelingen, orderverwerking alles werd nog in Excel bijgehouden. “We deden onze administratie als de winkel op de hoek,” vertelt Financieel directeur Rober Kaizer. “Eén foutje in een spreadsheet en er ontstaan overal fouten, omdat er geen controle op zit. Ook de maandafsluiting kostte veel tijd. Er ontstonden concreet problemen in de operatie omdat iedereen eigen rapportages en dus eigen waarheden naleefde; een goed beeld hadden we niet. We moesten op zoek naar een systeem dat we probleemloos konden koppelen aan de webshop met één ‘waarheid’ en real time inzicht.”

Begin 2017 begon Paula’s Choice met de procedure voor een ERP-systeem. “We wilden een applicatie die we meteen konden inzetten,” zegt Kaizer. “Dus geen maatwerk.” Logistiek en verkoop zijn de belangrijkste oplossing, dus moest het een simpele oplossing zijn. We zijn met NetSuite in gesprek gegaan en waren meteen onder de indruk omdat het een native cloud oplossing is Je. Het is allemaal heel schaalbaar en intuïtief, zowel in browser als in de app. De implementatietijd was indrukwekkend kort, mede door implementatiepartner Profource aan die een vaste prijs hanteerde. Begin oktober kwamen we tot een akkoord.”

De strakke deadline was om 1 januari 2018 live te gaan Kaizer: “Binnen twee moesten we operationeel zijn. Gelukkig ging dat door Profource heel vlot. Een gestructureerde aanpak zorgde ervoor dat deadlines gehaald werden en alle partijen nauw betrokken waren. Aanpassingen werden daardoor snel geïmplementeerd. Ook werden trainingen gegeven aan medewerlkers, zodat iedereen vanaf de live gang ermee aan de slag kon. Helaas hebben we 1 januari niet gehaald. Maar dat was bewust. We zijn pas de volgende dag live gegaan. Zo kon iedereen nog even bijkomen van de jaarwisseling.”

Netsuite is nu enige tijd in gebruik bij Paula’s Choice en Kaizer is erg in zijn nopjes: “Onze logistiek is enorm verbeterd. Wij hebben nu direct inzicht in voorraadverschillen, transportkosten of houdbaarheidsdatums. Dit stelt ons in staat snellere analyses uit te voeren en betere prognoses te maken en onze magazijnen aan te sturen. Ook hebben we direct inzicht in omzet zien en hebben een scherper beeld van het gedrag van consumentengedrag. Dat duurde voor de implementatie dagen. Ook is er geen verschil meer in cijfers van verkoop, financiën of logistiek en kunnen we cijfers beter vergelijken. Ook is het niveau van informatie gedetailleerder dan voorheen waardoor we op productniveau kunnen kijken wat kosten versus opbrengsten zijn. Omdat we nu KPI’s in kunnen stellen hebben we bovendien realtime inzicht in het resultaat. Ook internationaal gezien hebben we enorme stappen gemaakt. NetSuite kan verschillende valuta aan in het systeem en daarom weten we direct de invloeden van wisselingen in valute en het financiële resultaat.”

Door de onduidelijkheid rondom Brexit zijn er veel zaken waarop Paula’s Choice rekening mee moet houden. Komen er bijvoorbeeld importheffingen of grenscontroles? “Wij houden rekening met een harde Brexit en daarom besloten om een lokaal magazijn te beginnen in het Verenigd Koninkrijk.” Aldus Kaizer. Met NetSuite kun je in meerdere landen operationeel zijn, in meerdere valuta, verschillende talen en belastingsystemen. Aangezien onze rapportages geconsolideerd moeten worden aangeleverd in de Verenigde Staten zijn we met NetSuite en Profource als beheerpartner daar goed op ingericht. Maar Profource doet meer. Zo denken ze ook na over nieuwe toepassingen en hoe we die zo goed mogelijk kunnen inzetten binnen NetSuite. Alles samenvattend denk ik dat er in de nabije toekomst nog genoeg te doen is voor Paula’s Choice.”