NetSuite Blog

Post Featured Image

Praktische tips voor een soepele overgang bij cloudtransities

Door Tycho Haukes, Consultant at Capgemini

In mijn rol als NetSuite-consultant bij Capgemini, zie ik bij veel bedrijven die op het punt staan om de transitie te maken naar een cloudgebaseerd ERP-systeem dezelfde vragen en uitdagingen: Hoe bereid je je gebruikers voor op de transitie en hoe neem je ze mee? Hoe zorg je dat de procesmodellen en werkinstructies up to date zijn? Maak je keuzes centraal of decentraal? Hoe bewaak je een standaard (globale) manier van werken? Eigenlijk zijn al die vragen terug te voeren tot een centrale vraag: hoe kun je je change management het beste inplannen en vormgeven?

De adoptie van cloud als de nieuwe standaard voor IT is een feit, maar omdat de markt blijft evolueren en een transitie ieder onderdeel van een organisatie treft, doen we er goed aan om verder te kijken dan alleen de technologische aspecten van een overgang. Ik zie organisaties met name worstelen met de ‘menselijke’ kant van een transformatie. Cloudimplementaties gaan technologisch een stuk sneller dan on-premise implementaties en dat heeft gevolgen voor het change management. Want hoe krijg je de mensen met diezelfde snelheid mee? Hoe kun je bijvoorbeeld voorkomen dat je mensen op de oude manier blijven werken met het nieuwe systeem? Hoe creëer je motivatie voor de verandering en hoe en wanneer introduceer je wat er komen gaat? Hoe zorg je dat de benodigde kennis op de juiste plekken terechtkomt en wat is de beste manier om je personeel te trainen? Het is natuurlijk onmogelijk om al deze vragen te beantwoorden binnen de context van een blog, maar hier volgen enkele nuttige tips voor een soepele overgang:

Goed voorbeeld doet goed volgen

Selecteer om te beginnen de beste mensen in je organisatie als key users. De implementatie van je nieuwe cloudsysteem gaat voor een nieuwe toekomst zorgen van je bedrijf. Daarom is het slim om je sterkste mensen, die erkent worden in hun expertise door collega’s, te laten werken aan die toekomst. Het is essentieel om deze key users ook op de zeepkist te laten staan in de interne organisatie en hun collega’s mee te nemen in de verandering. Dit verhoogt het geloof in het project en vergroot de kans van slagen enorm.

Speel je key users vrij

Voordat het project van start gaat, dien je te zorgen dat er voldoende back-up is voor de key users. Doe je dit niet, dan is de kans vrij groot dat de dagelijkse werkzaamheden alle tijd van deze evangelisten in beslag blijft nemen, waardoor ze niet in staat zullen zijn om het cloud-evangelie te verkondigen. Het is dus noodzakelijk dat je hier extra resources voor vrijmaakt en andere personeelsleden erop voorbereidt dat ze het misschien wat drukker gaan krijgen de komende tijd.

Train de trainer

Zorg dat je key users wekelijkse of tweewekelijkse demo’s kunnen volgen bij de implementatiepartner of de leverancier van het cloud ERP-systeem. Zij zijn immers verantwoordelijk voor een goede spreiding van de kennis binnen je organisatie en het is slecht voor het vertrouwen als zij niet tot in de details op de hoogte zijn van de mogelijkheden, werkwijzen en voordelen van het nieuwe systeem. Door de trainer goed te trainen, werk je ook continue aan de training van de eindgebruiker en breng je op een effectieve manier de noodzakelijke kennis over aan de volledige interne organisatie.

Maak de verandering tastbaar

Om ervoor te zorgen dat iedereen in je organisatie scherp op het netvlies heeft wat je met het nieuwe systeem wilt bereiken, is het verstandig om dit tastbaar en inzichtelijk te maken. Af en toe een e-mail sturen is niet voldoende; die hebben de neiging om zoek te raken in de enorme hoeveelheid informatie die werknemers ieder dag over zich uitgestort krijgen. Een mail over de escalatie van een klantprobleem zal nou eenmaal meer aandacht vragen dan een mail over een nieuw ERP-systeem dat pas over een maand actief zal worden. Een informatiesessie is nuttig, maar zal ook ondergesneeuwd raken door de waan van de dag. Maak de verandering daarom een zichtbaar en tastbaar onderdeel van de kantooromgeving. Hang bijvoorbeeld posters op in vergaderruimtes, kantines of werkplekken, of deel flyers uit die mensen in alle rust kunnen bekijken als het even wat minder druk is. Zo zorg je ervoor dat je medewerkers zich voortdurend bewust blijven van wat er gaat veranderen en is het al onderdeel van de werkomgeving nog voor de implementatie een feit is.

Geef eindgebruikers zo vroeg mogelijk toegang

Wanneer je eindgebruikers zo vroeg mogelijk toegang tot de sandbox-omgeving geeft, dan hebben ze de kans om zich het systeem eigen te maken nog voor het in gebruik wordt genomen. Laat ze ‘spelen’ in de nieuwe omgeving om haar te leren kennen. Dit is bijzonder eenvoudig te faciliteren met een cloudsysteem, aangezien je alleen inloggegevens en een internetverbinding nodig hebt om je gebruikers een werkbare omgeving te bieden. Het effect is dat je straks veel minder tijd kwijt bent aan training, omdat de tech-savvy medewerkers het systeem al onder knie zullen hebben.